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ISO 20000 versão 2018 – Datas para Transição e Mudanças mais Relevantes

A Ilumna já iniciou a prestação de serviços de consultoria para apoio das empresas interessadas na certificação ISO 20000 na versão 2018, seja uma nova certificação ou uma transição da versão anterior, 2011.

Segundo a IAF (International Accreditation Forum), dada a publicação da norma ISO 20000:2018, entrou em vigor um período de transição para que as organizações certificadas ou em vias de certificação realizem sua transição, conforme abaixo:

1. até 30 de Setembro de 2018 as Organizações ainda poderão escolher entre a certificação 2011 ou 2018.
2. após 31 de Março de 2020 todas as novas certificações e re-certificações deverão acontecer na versão 2018.
3. 29 de Setembro de 2021 será considerado o final do período de transição. Todos os certificados deverão estar na versão 2018 e os certificados perderão sua validade.

Nota : Poderá haver pequenas diferenças de adoção entre países conforme decisão de órgãos nacionais.

Com base na experiência recente nos serviços prestados para transição da norma ISO20000:2011 para a norma ISO20000:2018, pudemos identificar os requisitos de maior impacto, conforme abaixo:

1. Identificação do Contexto da Organização (“provedor de serviços”)
2. Identificação de Stakeholders (partes interessadas)
3. Planejamento para atingir os objetivos do SGS
4. Plano de Comunicação
5. Gerenciamento de Risco
6. Conhecimento para gerir e operar o SGS
7. Gerenciamento de Demandas
8. Gerenciamento do Portfólio de Serviços
9. Gerenciamento de Ativos
10. Controle de Outras Partes envolvidas no provisionamento do serviço ou componentes do serviço
11. Gerenciamento de Fornecedores Internos e Clientes atuando como Fornecedor

Neste sentido, é importante fazer um assessment sobre o impacto das mudanças da norma no sistema de gestão atual de empresas certificadas e com isso, um planejamento detalhado para sua transição para uma nova versão.

Mais informações, entrar em contato com Ilumna Consultoria.

Bruno Aguirre.

Agosto de 2019.

Webinar : Excelência em Prestação de Serviços para Pequenas e Médias Empresas

É possível prestar serviços de qualidade no Brasil mesmo sendo uma pequena ou média empresa?

Assista o webinar realizado em conjunto com o EXIN e a empresa Mobilit.

Conteúdo :

Bate papo com o empresário Duda Lemos , sócio diretor da Mobilit (especializa em Telecom Expense Management), responsável pela revolução da qualidade em sua empresa.

Condução da conversa por Bruno Aguirre, sócio diretor da Ilumna Itsm Consultoria.

Nesta conversa informal Duda e Bruno refletem sobre as grandes questões práticas na hora de transformar uma empresa em um prestador de serviços de excelência e padrão internacional.

Assista ao vídeo no link abaixo :

O Serviço é Diferencial ou Sobrevivência para as Empresas ?

Justificando o Investimento na ISO 20000

Geralmente, em nossos projetos de apoio à preparação para certificação, a fase inicial é a justificativa do projeto aos executivos da empresa. Vale tanto para empresas Provedoras de Serviços de TI quanto para empresas cujo negócio não é TI, apenas depende dele.

O fato é que a adoção de um Sistema de Gestão, seja ele baseado na norma ISO / IEC 20000 ou qualquer outro modelo de mercado, ITIL, CobiT, ISO / IEC 27000, traz resultados efetivos.

Mas nem sempre é fácil justificar, dado que o investimento irá concorrer com outros projetos em voga na empresa. Outro fator que dificulta é o fato de tal investimento ser do tipo “saneamento básico”, aquelas coisas estruturais de altíssimo valor mas que não geram “votos” imediatos aos “políticos”.

Sendo assim montamos uma associação fácil entre processos da norma e áreas da empresa e os benefícios que cada área diretamente pode ter com a adoção daqueles processos. Seria o primeiro passo para a construção de um business case da ISO 20000. Identificamos estas associações em nossos inúmeros projetos de ISO 20000 e estes incluíram empresas de vários portes tanto do lado fornecedores de TI quanto consumidores de TI.

Vamos aos dados.

Para Fornecedores de Serviços de TI

Quadro de associação entre Áreas da Empresa e Processos da Norma ISO / IEC 20000

Quadro de associação de Benefícios de Negócio por Área da Empresa

Para Empresas cujo negócio não é TI, ou seja, Consumidores de Serviços de TI 

Quadro de associação entre Áreas da Empresa e Processos da Norma ISO / IEC 20000

Quadro de associação de Benefícios de Negócio por Área da Empresa

Governança de TI na Prática (Breve Descritivo)

Entendimento da ILUMNA sobre Governança de TI / Gerenciamento de Serviços de TI

Nosso entendimento sobre o tema parte de uma associação com a necessidade de gestão que deve possuir qualquer estrutura produtiva, no caso, a área de TI.

Tais necessidades básicas são:

1.Trazer Respostas Tecnológicas ao Cliente e Priorizar Investimentos e Projetos;

2.Controlar Custos e Justificar os Investimentos;

3.Planejar e Arquitetar Novos/Adequação de Serviços;

4.Oferecer Garantias de Qualidade sobre os Serviços Prestados;

5.Desenvolver e Implantar Novos/Adequação de  Serviços;

6.Manter, Evoluir e Otimizar Recursos e Serviços;

7.Gerir Recursos e Fornecedores;

8.Gerir e Comunicar Resultados.

A abordagem que temos visto ser efetiva para a realização da Governança de TI é fundamentalmente baseada na implantação de processos.

Significa, em suma, ter fluxos de trabalho ordenados e organizados em atividades que devem ser cumpridas por pessoas ocupando papéis bem definidos e utilizando ferramentas de controle (software) das atividades. Os fluxos de trabalho devem fazer parte de um conjunto de processos onde há indicadores, priorização e intercâmbio de informações.

Este conjunto de processos de trabalho deve estar politicamente respaldado pelas estruturas hierárquicas das empresa assim como muito bem comunicados, treinados e documentados em bases de conhecimento.

Há inúmeros “frameworks de processos” no mercado e os mais utilizados como referência são : ITIL®, CobiT, ISO 20000, ISO 27000, Six Sigma, PMBOK, PRINCE2, TOGAF, etc.

Deve-se utilizar as referências e contextualizá-las na empresa de forma a trilhar o menor caminho entre esforço de implantação e operacionalização de processos e os resultados orgânicos que a empresa precisa com aquele investimento.

Resultados orgânicos típicos são aqueles priorizados pela empresa em função do seu momento do seu negócio. Alguns típicos são : redução de custos operacionais por eficiência, redução de riscos, adequação regulatória, integração em função de aquisição/fusão e crescimento acelerado.

É importante planejar o fato de que a introdução das práticas de Governança / Gerenciamento de Serviços de TI está mais para mudança de hábitos do que para força tarefa e o valor da perseverança é notório.

Talvez as formigas possam nos ajudar um pouco com a Governança de TI. Elas têm papéis bem definidos e os cumprem, há liderança na figura da rainha, a comunicação é ótima, as prioridades são claras e o senso de equipe é inigualável!

ITIL® is a registered trade mark of AXELOS Limited

1o MSP do Brasil Certificado ISO 20000

Prezados Clientes e Parceiros,

Recentemente fizemos uma palestra falando do quanto a norma ISO/IEC 20000 pode servir como um bom parâmetro na hora de contratar fornecedores de serviços de TI.

Segundo estudo realizado pelo Ilumna, empresas com esta certificação têm condições de atender a mais de 80% dos requisitos, por exemplo, estipulados pelo framework de avaliação de maturidade de provedores de serviços de TI, o eSCM-SP (eSourcing Capability Model – Service Provider) da Universidade Carnegie Mellon.

Desde 2003, empenhados no amadurecimento do mercado de provedores de serviços (internos e externos às empresas) e mais recentemente, com o advento da norma ISO 20000 (2007), temos apoiado várias empresas na implantação de processos visando não somente a certificação mas sim, tirar vantagens efetivas do sistema de gestão de serviços preconizado.

Dentre os fatos que demonstram que o mercado realmente está amadurecendo temos empresas públicas pontuando empresas certificadas e empresas privadas inserindo a certificação como requisito mandatório em suas licitações.

Muito relevante também são as empresas de pequeno e médio porte investindo na construção dos seus sistemas de gestão visando qualidade e performance e entendendo o processo de certificação como uma evolução de maturidade do seu próprio negócio. Ou seja, pegando “carona” com o movimento gerado pela norma para aprimorar suas capacidades organizacionais de controle financeiro, integração entre áreas, comunicação da estratégia e ações de marketing, além da costumeira eficiência operacional.

Neste sentido, a recente certificação ISO 20000 de mais um cliente Ilumna, a Strati, primeiro MSP (managed service provider)brasileiro, nos deixa esperançosos de que tenhamos no médio prazo melhores prestadores de serviço à disposição das empresas em específico e da sociedade em geral.

Quem quiser compartilhar a alegria do pessoal da Strati, muito merecedores, basta acessar o link : http://www.strati.net.br.

Att.,

Bruno Aguirre.

Questionário rápido sobre maturidade em Gerenciamento de Serviços de TI

Sempre que chegamos em algum cliente novo iniciamos o trabalho identificando a maturidade do mesmo em Gerenciamento de Serviços de TI.

Muito utilizados são os questionários do ITIL® e CobiT para este tipo de avaliação mas preferimos iniciar mesmo considerando algumas questões que apesar de simples, falam muito sobre o nosso interlocutor e sua capacidade de efetivamente, gerir.

Chamamos isso de pré-assessment e gostaríamos de compartilhar com vocês estas questões, no intuito de evoluir a discussão e também de talvez ajudar algum gestor em sua auto-crítica.

Algumas das questões são, em tom de conversa:

1.Você tem documentado e publicado os serviços de TI prestados? Com expectativas de SLA?

2.Quais deles são mais críticos para o negócio/cliente?

3.Para os serviços mais críticos, qual o componente tecnológico mais crítico? E o humano? Possui plano de contingência ou recuperação? Conhece a disponibilidade atual do serviço com visão fim-a-fim?

4.Você sabe quanto custa cada serviço de TI prestado? Poderia cobrar pelos mesmos, sem prejuízo?

5.A capacidade dos seus componentes tecnológicos e humanos está bem dimensionada para a demanda atual? E se houver um crescimento de 30% da empresa/clientes, haveria gargalos? Onde? Impactaria o budget em quantos porcento, o saneamento dos gargalos?

6.Como está a distribuição da carga de trabalho de sua equipe de TI?Qual a porcentagem da alocação entre Resolução de Falhas, Atendimento a Requisições de Serviço e Projetos?

7.No seu atendimento, há SLAs? São atendidos? Com que porcentagem?

8.Haveria espaço para ganho em eficiência operacional da equipe de suporte? O tempo médio de atendimento é compatível com benchmarking de mercado?

9.Quais foram, quando foram e por quem foram executadas as 10 últimas mudanças de alto risco e impacto na operação de TI? Os clientes foram devidamente comunicados? Houve avaliação e planejamento prévios? Alguma delas pode ter afetado a validade dos planos de capacidade, disponibilidade e continuidade de TI?

10.Você tem uma política de segurança da informação? Qual o resultado de sua última auditoria sobre acessos indevidos?

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Desmistificando a ISO / IEC 20000 – Palestra em parceria com o EXIN

A Ilumna, na figura do seu diretor, Bruno Aguirre, proferiu no dia 25 de outubro de 2012, uma palestra visando criar uma compreensão mais fácil da utilização da norma ISO / IEC 20000, a “ISO do ITIL®”.

Em mais uma iniciativa de cunho educacional, a Ilumna, em parceria com o EXIN, Examination Institute da Holanda, responsável pela acreditação internacional de cursos ITSM baseados na norma ISO/IEC 20000, procurou contextualizar a norma dentro de um cenário de prestação de serviços de TI.

A palestra foi organizada em 3 partes : contextualização da norma em nossa sociedade mundial e brasileira, relacionamento da norma com outros frameworks importantes de mercado, ITIL® e ISO 9001 e finalmente apresentação da estrutura da norma associando sua implatação com as práticas básicas de qualquer prestador de serviços que tenha algum compromisso com qualidade.

A “piada” da vez foi a criação de um cenário fictício onde a norma seria implantada em um restaurante, para facilitar o entendimento.

Assita à palestra no link abaixo e tire suas próprias conclusões.

https://exin-event.webex.com/exin-event/lsr.php?AT=pb&SP=EC&rID=1981337&rKey=4DA13BEEF4F3C92B

Bom proveito.

Equipe ILUMNA.

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5 Cuidados durante Projetos de Certificação Empresarial ISO/IEC 20000

Nos últimos meses percebemos o aumento do interesse das empresas, geralmente provedores de serviços de TI, na obtenção da certificação empresarial segundo a norma ISO/IEC 20000. Estas empresas, muitas delas de pequeno e médio porte, nos consultam sobre quais seriam as considerações mais importantes durante o planejamento de um projeto/programa como estes.

Em nossa experiência de apoio a empresas com este objetivo temos seguido algumas recomendações que seguramente fazem-nos evitar muitos desgastes, surpresas e riscos ao próprio projeto. Dentro os principais, sempre recomendamos:

1.Deixe claro os motivadores da empreitada, para todos.

Este tópico, antes mais nebuloso, simplificou-se a partir do momento que o perfil de empresas mencionado acima percebe claramente a transformação da certificação, antes um diferencial de mercado, agora, quase um requisito. Não são raras as licitações que pontuam este quesito assim como clientes simplesmente exigindo a certificação para entrada em seus “short lists” durante RFPs ou renovações contratuais.

2.Reflita sobre o Escopo

Diferentemente da certificação ISO 9001, a ISO 20000 certifica um serviço oferecido pela empresa. Por exemplo, o Service Desk fornecido através de outsourcing, Hosting de Servidores ou qualquer tipo de XaaS via Cloud.

Uma dica é calibrar o retorno versus investimento, ou seja, certificar o serviço “carro-chefe” da empresa primeiro e com isso economizar dado o foco do trabalho.

3.Avalie de forma realista os seus recursos : humanos, processos, ferramenta ITSM e financeiros

Uma das primeiras coisas que as empresas nos perguntam é, obviamente, quanto vou gastar e quanto tempo leva. Esta equação poderia ser resumida assim :

$Custo e Tempo do Projeto = função ( 1/Maturidade Atual dos Processos+1/Equipe Envolvida Qualificada+1/Ferramenta ITSM in Place).

Não adianta, a norma exige pleno funcionamento de um sistema de gestão integrado com todos os processos (vários do ITIL®), dentro de um PDCA (melhoria continuada) e gerando evidências (registros). Se a empresa tem pouca maturidade neste campo, vai levar mais tempo e custo para atingir o nível adequado. Sem milagres!

Nossos projetos vão de 9 a 24 meses, para se ter uma idéia.

4.Vislumbre o Impacto da Mudança

Esta é outra diferença crucial entre a ISO9001 e a ISO20000, o impacto sobre a vida das pessoas no funcionamento da empresa. Enquanto a primeira pressupõem que se organize e documente o modus operandi atual, a segunda, em contraponto, pressupõem uma nova forma de trabalho, segundo processos preconizados pelo ITIL® (em última análise). Esse detalhe muda as coisas pois as pessoas certamente vão ter que mudar sua forma de trabalhar no dia a dia e sabemos que a conjugação do verbo MUDAR não é fácil. Neste sentido os executivos precisam estar próximos do projeto, próximos mesmo.

5.Pense no Pós Certificado

Foguetório, conseguimos a certificação!

Bom, o sistema precisa ser mantido, se não, perde o valor. Todo o investimento pode ir por água abaixo caso não se institucionalizem os processos. Além disso é preciso incluir no orçamento, daqui pra frente, o custo da manutenção da “máquina de qualidade em serviços” : pessoas, manutenção da ferramenta e evolução dos processo. Fora isso há a re-certificação.

Por fim a boa nova, nunca vimos um cliente arrependido. Os benefícios de um sistema integrado de qualidade em pleno funcionamento são muitos e vão além das típicas reduções de custo por eficiência operacional e possibilidade de crescimento sustentado da empresa, chegando ao próprio aumento da auto-estima dos profissionais envolvidos até melhor qualidade de vida dos mesmo. Afinal, quem, da área de TI, não passou algumas noitadas resolvendo crises causadas por mudanças levianas em sistemas ou infraestrutura.

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