Archive for fevereiro, 2014

O Melhor Gestor de Nível de Serviço do Mundo, meu mecânico?

O Melhor Gestor de Nível de Serviço do Mundo, meu mecânico?

 

 

 

 

A ideia central

Faz um tempo, quando conheci o meu mecânico atual, ele, após ouvir atentamente as minhas reclamações sobre todos os barulhos, engasgos e alto consumo do meu carro, olhou pra mim e com olhar firme, vaticinou : “Rapaz, este serviço aqui vai ser rápido, bom e barato”. Surpresa, espanto e alívio foi o que senti na hora, até ele finalizar, “o Sr. escolhe 2. Rápido e barato, num vai ficar bom, rápido e bom, num vai ficar barato e barato e bom, num sei quando entrego”.

Esta fábula, a meu ver, vai direto ao cerne da questão do Gerenciamento de Nível de Serviço (SLM em inglês), a expectativa.

Sabemos que a missão, nada fácil,  do Gestor de Nível de Serviço (Service Level Manager) é costurar acordos internos e externos para que a produção de TI consiga entregar, dentro das suas reais limitações, os serviços, conforme o negócio precisa, também dentro das suas limitações de investimento, dentro do dinamismo do negócio.

MAS, a experiência mostra que grande parte das relações conflituosas com as quais este processo se vê embrenhado, são advindas da mais pura falta de comunicação e acerto da tal expectativa, tanto do lado de quem consome os serviços (clientes e usuários) como do lado que quem produz os serviços, fornecedores internos e externos.

A vida ensina

Ainda não está convencido da importância de adequar a expectativa das pessoas?

Então diga para sua namorada que vai levá-la para jartar fora para comemorar 1 ano de namoro. Na hora “H” leve-a a uma lanchonete. Pronto, noite perdida!

Agora experimente dizer a ela que vai levá-la para jantar, mas que terá que ser algo muito simples pois você, muito bem intencionado, está juntando dinheiro para o futuro do casal. A coisa vai mudar de figura!

 

Sintomas 

Agora faça uma auto análise do seu ambiente e procure por sintomas como os descritos abaixo.

Eles indicam a falta e / ou descaso, em maior ou menor grau,  com o processo de SLM (service level management, no termo em inglês):

(1) Clientes bastante insatisfeitos e com aquela sensação que estão sendo enganados; Mesmo que o fornecedor esteja fazendo de tudo para “acertar”;

(2) Pessoal da operação e de projetos exauridos e com aquela sensação de que por mais que se esforcem, não há reconhecimento por parte dos clientes e usuários;

(3) Usuários com sensação de abandono e tendo que lidar com o mesmos velhos “problemas”;

(4) Fornecedores fugindo dos gestores ou pensando em “entregar a toalha”;

(5) Gestores e Gestores de Nível de Serviço atualizando seus currículos e verificando a carência de seus planos de saúde.

É, se você respondeu a sim para 3 ou mais das questões acima, cuidado, pode ser “SeLeMite aguda”.

 

Será que tem jeito?

Continue lendo e também verifique em nosso Calendário de Treinamentos a próxima turma do treinamento :

ITIL® Intermediário SOA – Service Offerings and Agreements, onde estas questões são abordadas a fundo.

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Iniciativas

Dependendo do estágio de degradação em que esteja o relacionamento entre cliente e fornecedores de serviços de TI as iniciativas para corrigir a situação tomarão mais tempo e exigirão muita perseverança do Gestor de Nível de Serviço.

No entanto algumas medidas são importantes:

(1) Primeiro, deve haver um reconhecimento político, por parta da área de TI / fornecedor de TI, de que o SLM (processo e responsável) são um fator crítico de sucesso dentro de uma abordagem de relacionamento com o cliente visando longo prazo. Neste sentido precisa haver um empoderamento do processo/gestor. Veja, não faz sentido para o cliente, negociar com alguém que literalmente não manda em nada.

(2) Segundo, deve haver um esforço orgânico do prestador de serviços envolvendo todas as suas camadas de pessoas para assumir-se uma postura comprometida com o cliente mas realista com as capacidades de investimento de ambos. Precisa-se estabelecer a tal da confiança entre as partes e esta conquista, difícil, pressupõem uma série de atitudes de ambos os lados tais como : pacto com a verdade, jogo limpo, responsabilidades para ambos bem definidas, escopo claro do serviço/projeto, atitudes acertivas em momentos de crise e boa comunicação, dentre outras.

(3) Terceiro, precisa-se trabalhar com fatos, números e indicadores. O achismo só traz incertezas. Neste sentido o SLManager precisa do apoio dos demais processos de gestão principalmente para aglutinar os indicadores operacionais, as limitações da operação e até a estratégia de vendas/relacionamento naquele cliente.

(4) Quarto, claro, o perfil do SLManager (negociador) e sua capacidade de comunicação e de “ouvir” o cliente também ajudam muito.

 

Processos de Apoio

Muitos processos precisam munir o SLM para que a coisa funcione bem :

(1) Um bom Catálogo de Serviços pode servir como primeiro passo para acerto de expectativas; Ops, a área comercial / qualidade também conhece este documento?

(2) O Gerenciamento de Incidentes e Disponibilidade devem oferecer indicadores importantes sobre como está de fato a entrega de serviços segundo seus parâmetros de qualidade;

(3) O Gerenciamento de fornecedores deve apoiar na “costura”dos acordo de nível de serviço externos (contratos);

(4) Segurança da Informação deve apoiar o SLManager a trazer a tona ao cliente o nível de risco atual do operação;

(5) E finalmente o Gerenciamento Financeiro de Serviços de TI que deve trazer um entendimento sobre os impactos das decisões sobre a qualidade exigida / desejada sobre os serviços, diretamente para o bolso do cliente.

 

Resultados

Em nosso entendimento, o maior resultado do processo SLM, além da convergência dos níveis de qualidade dos serviços entregues para   as reais necessidades do cliente, dentro de um equilíbrio de retorno sobre investimento, é o estabelecimento de uma relação de confiança e com expectativas corretas entre cliente e fornecedor(interno ou externo).

Todos deveriam ganhar com isso !

 

Cursos de Especialização

Na linha dos cursos do ITIL® pode-se obter maior especialização neste processo com o curso :

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O Service Desk entra em Campo, de Rugby !

O Service Desk entra em Campo, de Rugby !

 

 

 

A ideia central

O Service Desk, antigo Help Desk, muito antigo “Atenda ao Telefone quem, do Suporte, puder!”  têm visto a sua função expandir fronteiras de forma vertiginosa.

Partindo de um aglutinador de ligações solicitando suporte técnico à área de TI assume hoje, em muitas empresas, a posição de canalizador mor para todas as demandas  (TI e não TI, mais recentemente com o CSC – Central de Serviços Compartilhados) de usuários internos e também clientes externos.

A partir de sua posição “estratégica” servindo de “ponto de encontro” de usuários e áreas de fullfilment, passando pelas áreas de projetos e até de marketing, RH e Qualidade, o Service Desk tem apoiado decisivamente :

(1) a comunicação na empresa, quando por exemplo avisa usuários sobre a futura interrupção planejada de serviços;

(2) a redução de riscos em projetos, quando sinaliza para a área de projetos e transição de serviços horários de pico de utilização de serviços pelos usuários;

(3) a melhoria continuada da qualidade, quando sintetiza as reclamações dos usuários sobre falhas e degradações recorrentes dos serviços;

(4) os ganhos de eficiência da empresa, quando identifica processos internos passíveis de automação e fullfilment através de sua própria engrenagem de tratamento de solicitações e integração com fornecedores.

 

Sintomas

O reposicionamento é muito bom mas trouxe dores de cabeça.

Mais do que nunca, o Service Desk precisa lidar com uma questão difícil e intrínseca de sua atividade, ela é “People Inside e People Outside”. Mexe com gente, em bom português.

Muitos gestores de Service Desk estão atentos para resolver questões operacionais como : (1) falta de infraestrutura adequada, (2) falta  de habilidades interpessoais, de comunicação, (3) de conhecimento técnico e até de (4) postura e educação primária no trato com as pessoas, culminando com (5) falta de ferramentas de software para automação e apoio ao seu dia a dia.

Também encontramos gestores de Service Desk tratando questões mais gerenciais como : (1) falta de planejamento de capacidade (quantidade de atendentes e mensurarão da sua produtividade média), (2) falta de ações para retenção de recursos e desenvolvimento profissional (skills técnicos) (3) culminando com falta de definição da melhor arquitetura para a organização (central, local, virtual).

No entanto é notória a presença de sintomas como : (1) sentimento de isolamento com relação às demais áreas de suporte, (2) falta de força política para intervir em processos de fullfilment, (3) sentimento de último a saber sobre novos projetos, serviços e SLAs negociados, (4)  falta de informações sobre eventos geradores de picos de demandas, (5) falta de transferência de know-how para aumentar sua alçada de suporte e (5) falta de respaldo frente às responsabilidades não cumpridas dos usuários no uso dos serviços.

 

Iniciativas

Fora as iniciativas tradicionais no campo da educação, comportamento e processual, o gestor de Service Desk precisa entrar em “campo” para conquistar espaço em pelo menos duas novas frentes de “batalha”, condizentes com seu novo posicionamento, a (1) frente política e a (2) frente de integração.

Na frente política, algumas exigências são cabíveis, tais como :

(1) Ter um assento no CAB (Change Advisory Board), para saber/votar sobre mudanças que impactarão seus usuários;

(2) Fazer coligação com os SLMs (Service Level Managers) na hora de fechar acordos sobre SLA com justa causa para as responsabilidades dos usuários;

(3) Que defina-se o ownership dos tipos de atendimento e que naqueles sob responsabilidade do Service Desk, este seja “empoderado” para representar a direção da empresa frente a fornecedores e demais área de suporte e fullfilment.

Na frente integração, algumas exigências também são cabíveis, tais como :

(1) Que haja uma definição sobre sua alçada de atendimento e dependendo disso que as áreas de suporte mais especializadas efetivamente fechem a retaguarda do “time” através do fornecimento de transferência de know;

(2) Que todos os fluxos de comunicação desde a transição até a operação de serviços envolvam o Service Desk;

(3) Que as áreas de marketing, qualidade e RH participem o Service Desk sobre suas estratégias e decisões.

 

Processos de Apoio

O “novo” Service Desk, tende a canalizar todas as demandas e por isso precisa atuar diretamente com vários processo e indiretamente com vários outros.

Diretamente temos o Gerenciamento de Incidentes (para resolução de falhas), o Cumprimento de Requisições (para dar vazão às solicitações de serviço catalogadas) e o Gerenciamento de Mudanças (para dar vazão às solicitações de serviços não catalogadas).

Indiretamente temos o Gerenciamento de Catálogo de Serviços e Gerenciamento de Nível de Serviço (para estabelecer as regras do jogo, quais serviços serão atendidos e com que graus de qualidade), o Gerenciamento de Conhecimento (para fornecer as bases de dados de scripts e soluções), o Gerenciamento de Problemas (para fornecer as bases de erros conhecidos) , o Gerenciamento de Mudanças (para comunicar os impactos das novas transições de serviço) e o Gerenciamento de Ativos e Configuração (para oferecer a base de dados de configuração dos equipamentos e serviços atendidos).

 

Resultados

Três bons resultados de um Service Desk maduro seriam a centralização efetiva das demandas, oferencedo bem estar ao usuário e grande potencial de planejamento para os gestores dado o controle obtido, a automação de processos internos no tratamento das solicitações, aumentando eficiência operacional como um todo (redução de custos) e a redução de riscos associados a mudanças mal planejadas (do ponto de vista dos usuários principalmente).

O ápice seriam os órgãos públicos captarem esta disciplina e nos atenderem pensando em nossa satisfação enquanto cidadãos.

Muitos gestores de Service Desk reclamam da “pancadaria” sofrida tanto do lado dos usuários e clientes como das áreas de suporte mais especializadas.

No rugby também temos pancadaria mas há regras claras que oferecem limites e nunca entra-se sozinho em campo, há uma formação de grupo pensada para quebrar os bloqueios e correr firme, mesmo que passando a bola para trás, até a linha de chegada do GOAL.

 

Cursos de Especialização

Na linha dos cursos do ITIL® pode-se obter maior especialização neste processo/função com o curso :

ITIL® Intermediário OSA – Operational, Support and Agreement.

Veja o calendário de cursos ILUMNA.

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Como “Calibrar” a Capacidade da sua TI – Na Prática

Como “Calibrar” a Capacidade da sua TI – Na Prática

 

 

 

A ideia central

A questão principal do Gerenciamento de Capacidade está na busca pelo equilíbrio Demanda x Produção (entrega).

Se, de uma lado, há a imprevisibilidade (pelo menos aparente) do que precisa ser entregue e principalmente em que quantidades, do outro, temos a falta de controle sobre o que efetivamente é produzido e qual a produtividade média dos recursos envolvidos nesta produção.

 

Sintomas 

Efeitos da falta de gerenciamento da capacidade são a baixa utilização média dos recursos (tanto tecnológicos como recursos humanos), o que, em última instância são um custo maior de produção, as aquisições de recursos sem planejamento e de última hora que também aumentam os custos e também os riscos pois culminam em transições de serviço (mudanças) emergenciais, desgastes trazidos por falta de acuracidade orçamentária (furos no orçamento) culminado com a degradação do serviço por indisponibilidade. É como chegar em um banheiro e perceber que faltou papel higiênico.

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Iniciativas

Antes de mais nada é preciso ter uma idéia do quanto é consumido de cada recurso. Precisa-se de uma idéia ampla de consumo por tipo de recurso (infra-estrutura, pessoas, licenças de software), por atividade (suporte, projetos, desenvolvimento de sistemas), por serviço (telefonia, internet, email, ERP), no tempo (por dia, por semana, com horários de pico) e assim por diante.

O segundo passo seria conhecer, para cada recurso, qual a sua capacidade nominal. Terabytes para os discos, incidentes resolvidos para o pessoal de suporte, usuários simultaneamente logados para os sistemas, bytes de dados trafegados.

Estas duas informações trarão uma idéia do GAP entre o que produzimos atualmente e o que poderíamos produzir ou o que falta produzir.

Processo de Apoio

O grande parceiro do gerenciamento de capacidade sem dúvida é o gerenciamento de demandas. Este processo tem por missão compreender e até influenciar o que e quanto dos serviços de TI o negócio e usuários precisam para funcionarem bem. Se houver uma abertura para informações estratégicas então o gerenciamento de capacidade, de posse das mesmas, poderá sair de uma posição refém para efetivamente de planejamento.

O gerenciamento de ativos e configuração também pode ser uma aliado valoroso pois quando bem implementado traz informações sobre a capacidade dos componentes tecnológicos, pelo menos.

 

Resultados

Dois bons resultados de um processo de gerenciamento da capacidade maduro seriam a redução de custos da operação de TI como um todo, pela simples troca de ações emergenciais por ações planejadas como também o aumento da disponibilidade dos serviços de TI em geral.

O ápice do processo seria obtermos uma produção capaz de atender ao negócio nas baixas de consumo assim como nos momentos críticos de altas demandas (vendas aceleradas por exemplo) sem precisar de um dimensionamento (mais caro) feito com base nos picos de consumo.

 

Cursos de Especialização

Na linha dos cursos do ITIL® pode-se obter maior especialização neste processo com o curso :

ITIL® Intermediário PPO – Planning, Protection and Optimization.

Veja o calendário de cursos ILUMNA.

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Governança de TI na Prática (Breve Descritivo)

Governança de TI na Prática (Breve Descritivo)

 

 

 

Entendimento da ILUMNA sobre Governança de TI / Gerenciamento de Serviços de TI

Nosso entendimento sobre o tema parte de uma associação com a necessidade de gestão que deve possuir qualquer estrutura produtiva, no caso, a área de TI.

Tais necessidades básicas são:

1.Trazer Respostas Tecnológicas ao Cliente e Priorizar Investimentos e Projetos;

2.Controlar Custos e Justificar os Investimentos;

3.Planejar e Arquitetar Novos/Adequação de Serviços;

4.Oferecer Garantias de Qualidade sobre os Serviços Prestados;

5.Desenvolver e Implantar Novos/Adequação de  Serviços;

6.Manter, Evoluir e Otimizar Recursos e Serviços;

7.Gerir Recursos e Fornecedores;

8.Gerir e Comunicar Resultados.

 

A abordagem que temos visto ser efetiva para a realização da Governança de TI é fundamentalmente baseada na implantação de processos.

Significa, em suma, ter fluxos de trabalho ordenados e organizados em atividades que devem ser cumpridas por pessoas ocupando papéis bem definidos e utilizando ferramentas de controle (software) das atividades. Os fluxos de trabalho devem fazer parte de um conjunto de processos onde há indicadores, priorização e intercâmbio de informações.

Este conjunto de processos de trabalho deve estar politicamente respaldado pelas estruturas hierárquicas das empresa assim como muito bem comunicados, treinados e documentados em bases de conhecimento.

Há inúmeros “frameworks de processos” no mercado e os mais utilizados como referência são : ITIL®, CobiT, ISO 20000, ISO 27000, Six Sigma, PMBOK, PRINCE2, TOGAF, etc.

Deve-se utilizar as referências e contextualizá-las na empresa de forma a trilhar o menor caminho entre esforço de implantação e operacionalização de processos e os resultados orgânicos que a empresa precisa com aquele investimento.

Resultados orgânicos típicos são aqueles priorizados pela empresa em função do seu momento do seu negócio. Alguns típicos são : redução de custos operacionais por eficiência, redução de riscos, adequação regulatória, integração em função de aquisição/fusão e crescimento acelerado.

É importante planejar o fato de que a introdução das práticas de Governança / Gerenciamento de Serviços de TI está mais para mudança de hábitos do que para força tarefa e o valor da perseverança é notório.

Talvez as formigas possam nos ajudar um pouco com a Governança de TI. Elas têm papéis bem definidos e os cumprem, há liderança na figura da rainha, a comunicação é ótima, as prioridades são claras e o senso de equipe é inigualável!

 

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